Organiser le télétravail dans son entreprise

Chiffre clé  Locaux onéreux ? Salariés épuisés par les trajets ? Il est temps de mettre en place des formes de télétravail. Cette nouvelle organisation très séduisante ne s'improvise pas. Conseils.

En France, le télétravail représente seulement 6 % des heures travaillées. Bien loin des 25,4 % des Pays-Bas ou des 22,8 % de l'Allemagne, de la Finlande et du Danemark. Mais de quoi parle-t-on, au juste ? D'une « forme d'organisation du travail utilisant les technologies de l'information dans le cadre d'un contrat de travail », selon l'accord national interprofessionnel du 17 juillet 2005. Un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est ainsi effectué en dehors « de façon régulière », mentionne encore le texte français.

Le phénomène, au départ, a surtout concerné les sociétés high-tech de culture américaine, comme HP ou IBM, dont 15 à 20 % de l'effectif devraient travailler à domicile d'ici à l'été. Il commence toutefois à toucher l'industrie lourde. Renault SAS a signé un accord sur le télétravail en janvier 2007 et compte désormais environ 300 télétravailleurs... sur ses 40 000 salariés. Un début. Dassault Systèmes a suivi, en avril 2007, ainsi qu'Alcatel-Lucent, Schneider Electric, France Telecom, EdF et AXA dans les services. Il faut dire que le télétravail comporte de nombreux avantages. « L'entreprise réalise des économies et améliore son image car elle réduit son empreinte écologique et se soucie de ses salariés », plaide Gérard Vallet, président de l'Association nationale pour le développement du télétravail. Cette organisation a d'ailleurs trouvé un terreau favorable dans la prise de conscience écologique et le Grenelle de l'environnement, mais aussi dans la crise économique qui pousse à réduire les surfaces des locaux.

PRÉCISER SON PROJET ET SES OBJECTIFS

Avant de se lancer tête baissée, il convient de déterminer quels seraient les avantages du télétravail pour l'entreprise : baisse des coûts, plus grande souplesse des horaires, fin des trajets inutiles cause d'énervement et de fatigue pour les salariés... Mais aussi quelles activités ou fonctions seraient concernées : commerciaux, ingénieurs, administratifs ? Et les résultats attendus. Peut-être des économies d'heures et de locaux, comme chez SGS France, numéro 1 mondial de la certification, qui compte 800 télétravailleurs sur ses 2 200 salariés. « Au moment des lois Aubry nous nous sommes dit qu'il fallait limiter la présence sur site et réduire les réunions pour gagner du temps », précise Francis Bergeron, le DRH. « Puis, à la fin des années 90, pour baisser nos charges, nous avons fermé de petites agences, dédiées au travail administratif et aux réunions des chefs d'agence. » Avec des économies substantielles à la clé.

Le mieux est encore de faire une étude de faisabilité, puis de définir les modalités les plus adaptées : télétravail nomade pour les salariés en déplacement, à domicile en alternance avec une présence en entreprise, comme chez HP. Ou encore travail à domicile à temps complet, comme chez Wikio, PME créée par Pierre Chapaz, le fondateur de Kelkoo, qui a généralisé le télétravail pour son portail d'information. Les 30 salariés, très autonomes, se rencontrent quelques jours par mois dans des bureaux loués dans la tour Montparnasse à Paris.

ETABLIR LES RÈGLES DU TÉLÉTRAVAIL

La concertation doit être le maître mot. C'est donc un groupe de travail, composé de la direction, de responsables opérationnels, de salariés et de représentants du personnel, qui établira les règles de fonctionnement, en respect avec l'accord de juillet 2005. Il devra lister et évaluer financièrement les changements à opérer : équipement, moyens de communication, formation des salariés... « Il est primordial d'avoir une bonne équipe de dépannage informatique et des télécommunications à distance », conseille le DRH de SGS, qui a dédié un centre d'assistance, 1 200 ordinateurs portables et 850 véhicules aux télétravailleurs. Il faudra aussi identifier les salariés pouvant en bénéficier et la procédure à suivre pour y accéder, définir les horaires de télétravail, les modalités de reporting et de contrôle... Sans oublier de déterminer les responsabilités de chacun en termes de règles de sécurité, d'assurance et de maintenance de l'équipement.

Ces règles devront ensuite être formalisées par écrit dans un projet d'accord, à soumettre aux représentants du personnel ou aux salariés, afin d'évaluer leur adhésion à ce type d'organisation. Cela prend parfois du temps. Sneda, une PME nantaise de 130 salariés éditrice de solutions progicielles pour la gestion de patrimoines immobiliers, a ainsi commencé par un accord test en 2007 portant sur une dizaine de salariés. « Faute d'accord avec la délégation syndicale CFDT en 2008, nous avons poursuivi par des avenants individuels à des contrats de travail, avant de signer un accord, le 31 décembre dernier », indique Paul Maillot Rafanoharana, le PDG de Sneda. Y figurent « les conditions matérielles », à savoir l'informatique, les fournitures et le mobilier, mais aussi, pour les 15 télétravailleurs se trouvant loin du siège, des indemnités de logement (de 65 à 78 euros par mois) et de connexion (30 euros).

LANCER UN PROJET TEST, L'ÉVALUER ET L'AJUSTER

« Il faut d'abord commencer à isoler davantage dans l'entreprise les personnes qui vont être concernées, afin de déterminer si elles peuvent travailler en autonomie et prendre des responsabilités », conseille Gérard Vallet. Si l'expérience a bien marché un ou deux mois, l'expérimentation délocalisée peut commencer. De quoi tester les règles de fonctionnement et les ajuster selon les besoins, les contraintes et les difficultés rencontrées. Jusqu'à l'heure du bilan. « Il n'y a pas de perte de performance. Bien au contraire ! », affirme le PDG de Sneda. « Le télétravail est un élément de mobilisation et de fidélisation. Il devrait ainsi à terme concerner les trois quarts des salariés. » Le DRH de SGS France y a vu, quant à lui, des limites. « Le télétravail n'est pas concluant pour les juristes, ni pour des fonctions administratives qui nécessitent une présence au siège. »

Si le bilan est positif et les règles acceptées, le télétravail pourra alors être déployé dans l'entreprise, puis régulièrement amélioré en intégrant les évolutions technologiques et les besoins, et en favorisant le partage d'expérience en interne.