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L'entretien d'évaluation 2/ Les documents à prévoir

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L'entretien d'évaluation 2/ Les documents à prévoir
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Pour le salarié, un bon entretien d'évaluation doit être étayé par des documents, des dossiers, des commandes… N’y allez pas sans eux. Ils sont indispensables pour appuyer votre argumentaire. Rien de tel pour dédramatiser les débats.

On l’a vu, l’entretien d’évaluation se prépare. Durant cette phase amont, le salarié va élaborer et réunir les documents qu’il pourra utiliser lors de l’entretien. Il ne doit pas non plus hésiter à les transmettre à son supérieur hiérarchique.

Le document de préparation

Dans les entreprises où les entretiens d’évaluation sont un élément important de la gestion du personnel, un document de préparation est remis au salarié et à son patron. Il sert de guide à la discussion. Le remplir avec soin est donc impératif, car c’est l’élément de base de la discussion. Il faut bien évidemment apporter avec soi ce document en entretien d’évaluation. Cela sert de support et de conducteur à l’entretien. Quand l’entreprise réalise des entretiens d’évaluation de qualité, le document de préparation est réalisé sous forme écrite.

Au final, un élément est confié au subordonné, un au manager. La direction des ressources humaines garde aussi un exemplaire. « S’il n’existe pas de trace écrite de l’entretien, c’est mauvais signe », précise Jacques Teboul, auteur de « L'entretien d'évaluation, comment s'y comporter, comment le mener ?. « Il faut alors insister pour le formaliser et le cosigner avec son manager ». 

Les tableaux de bord de l’entreprise

Ce document ne suffit pas toujours. Le cas échéant, apportez des éléments qui pourront alimenter la discussion. Pour étayer la qualité des missions remplies et les échecs rencontrés, il faut s’appuyer sur des faits. Les tableaux de bord de l’entreprise que le subordonné s’est procuré vont lui permettre de préciser, chiffres officiels à l’appui, ses dires. Le salarié peut aussi apporter sa définition de fonction et sa lettre d’objectif de l’année précédente. Cela permet de vérifier des points si des interprétations divergentes de certains résultats apparaissent au cours de la discussion.  

Rédiger sa propre synthèse

Il est conseillé de préparer son entretien d’évaluation toute l’année en noircissant semaine après semaine un « cahier d’évaluation ». Le salarié y consigne ses idées, ses points forts, ses réussites et ses échecs. Il y explicite le tout et note ses idées. Bien sûr, le salarié ne se présentera pas avec ce cahier à l'entretien. Avant celui-ci, il rédigera une synthèse de tout ce travail, qu'il enverra au manager. Cela permettra de dédramatiser la rencontre et d’éviter de passionner les débats. La relation restera donc très factuelle. C’est exactement dans ce climat que la rencontre doit se dérouler.

Enfin, l’entretien d’évaluation est un moment important de la gestion du personnel dans une entreprise. Si le salarié rencontre un problème ce jour particulier, il faut qu’il se donne un droit de réserve. Il doit s’autoriser à surseoir ce rendez-vous et le repousser d’une semaine.

1/L'entretien d'évaluation : notre enquête pour réussir cet examen

3/L'entretien d'évaluation 3/ Que peut-on négocier ?

 

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