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Comment bien utiliser les organiseurs et autres outils ?

 | par Rédaction L'Usine Nouvelle

Comment bien utiliser les organiseurs et autres outils ?
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Pour Lucien Lebeaux, dirigeant du cabinet AJC Ariane, il est important d'établir ses priorités : « Dans un univers où les cadres sont constamment sollicités et surinformés, il est essentiel de distinguer l'essentiel de l'accessoire. Sinon, on risque de faire sans arrêt des pirouettes. »
Mais croire que les outils peuvent tout résoudre est une erreur : « Il n'y a pas de solution miracle. Souvent, les outils résolvent certaines choses, mais rajoutent des contraintes. »
Le problème est le même pour le suivi d'un travail d'équipe : « Le manager ne pourra pas compter uniquement sur un outil commun. Il arrive souvent que chacun ait ses petites marottes et habitudes et crée son propre tableau, considérant que l'outil partagé n'est pas assez efficace. »
Rien ne vaut une solution simple : « A l'instar d'un chantier d'ingénierie, le manager peut, de manière hebdomadaire, faire un plan de travail avec son équipe. En redéfinissant les priorités, en les hiérarchisant. Mais pour cela, il suffit d'un tableau au mur. »
Conclusion
« Nous avons aujourd'hui des outils de plus en plus puissants, reprend Lucien Lebeaux. Régulièrement, nous avons l'impression de découvrir l'outil remarquable. Or, très vite, on s'aperçoit qu'il est chronophage et qu'il est plus pernicieux qu'efficace. Reste que, dans un univers foisonnant comme le nôtre, il est important d'établir ses priorités et, dans une équipe, de partager les informations. Avec un objectif, l'efficacité. »

Comment ça se passe chez Balaton ?
Le matin, chez les commerciaux
« Le client nous propose un rendez-vous vendredi prochain à 11 heures. Est-ce que ça vous convient ? »
Sylvain Lambert, le directeur commercial de Balaton, ne répondit pas immédiatement à la question d'Arnaud Du Lac. Il sortit de la poche de sa veste un agenda électronique qu'il brandit fièrement.
« Attendez, je vérifie... »
Du Lac sourit :
« Joli engin...
- N'est-ce pas ? C'est mon cadeau d'anniversaire... En fait, c'est moi qui l'ai demandé... Dorénavant, j'ai décidé d'être organisé... Avant, avec les agendas papier, je gribouillais des trucs dans tous les sens... Après, je n'arrivais plus à me relire... Là, au moins, je ne risque pas d'oublier un truc... »
Le sourire de Du Lac s'accentua. Un matin de la semaine précédente, Lambert était arrivé comme une fleur vers 10 h 30. En ayant oublié qu'il avait fixé un rendez-vous à un prospect une demi-heure plus tôt. Il s'était confondu en excuses, mais évidemment le contact n'avait rien donné.
« C'est sûr qu'avec ça, vous êtes paré...
- Arnaud, Arnaud... Pas d'ironie... Vous allez voir... Je vais synchroniser tout ça avec l'agenda que j'ai dans mon ordinateur... En plus, je vais pouvoir établir une liste de priorités tous les matins... Et, hop, dès qu'un truc est fait, je l'efface ! Je vous assure, vous allez être bluffé...
- Je ne demande que ça... »
Arnaud Du lac n'arrivait pas à dissimuler son scepticisme. ça faisait des années qu'il le fréquentait, ce Lambert. Et il avait toujours été désorganisé. C'était dans sa nature et Du Lac doutait fort qu'il puisse changer...
« D'ailleurs, vous allez vous y mettre aussi...
- Moi ?
- Non, pas vous tout seul... Tout le service... J'ai décidé qu'on allait mettre en réseau un planning partagé avec les rendez-vous importants, l'avancée des dossiers... Avec ça, on va casser la baraque... »
De plus en plus dubitatif, Arnaud Du Lac se demandait comment freiner les ardeurs de son chef quand celui-ci regarda sa petite machine et lança :
« Bon, faut que je vous laisse, Arnaud... Mon nouvel ami vient de me signaler que j'avais une réunion très importante dans cinq minutes... »
 


 

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