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Comment maximaliser son entretien annuel d’évaluation

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Comment maximaliser son entretien annuel d’évaluation
Alain Labruffe
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La saison des entretiens annuels d’évaluation s’ouvrira en septembre. Vous avez deux mois pour mieux préparer cette rencontre. Voici nos (excellents) conseils pour faire de cette entrevue un outil efficace pour booster sa carrière.

Pour la plupart des salariés, l’entretien annuel d’évaluation est une aimable discussion. Pour beaucoup, elle ne sert à rien ou à pas grand chose. Tout au plus un mauvais moment à passer. « C’est pourtant un événement important pour les collaborateurs et leur management, rappelle Johanne Forget, directrice générale de DDI France, une société de conseils pour la mise en place de solutions visant à mieux manager les talents. S’il n’y a pas de discussion au sein d’une entreprise, si le but de la direction est de demander toujours plus sans contrepartie, les salariés quitteront un jour cette société ou pire y travailleront sans motivation. Cela dégénère en un environnement où les engagements sont faibles ». Ce n’est bon ni pour les salariés, ni pour leurs employeurs.

Un bon entretien d’évaluation doit donc permettre ce dialogue. Il mesure ce que le subordonné a accompli l’année passée et ce que l’on doit mettre en place pour atteindre les objectifs fixés pour l’année qui vient. Cette rencontre doit, grosso modo, se dérouler en cinq points : l’expression libre du salarié, son information sur ses droits à la formation, son projet professionnel, la revue de l’activité de l’année avec ses points forts et ses possibilités de progression puis, enfin, l’analyse des compétences et les mesures à prendre.

 

Tout au long de l’année

Pour mener à bien cette discussion, il faut évidemment la préparer. Il faut ainsi se placer dans un état d’esprit propice au dialogue. C’est une opportunité pour faire passer ses idées et obtenir, par exemple, une formation. Le subordonné doit donc relever les éléments quantifiables pour mesurer ce qui s’est passé l’année passée : du chiffre d’affaires et des clients visités mais aussi une analyse sur les comportements demandés. Il faut aussi prévoir un argumentaire sur ce qu’il va falloir améliorer et comment on l’améliorera. Le salarié doit donc préparer un plan pour mieux atteindre ses prochains objectifs et proposer une évolution de carrière si c’est son souhait. Ce travail est à réaliser tout au long de l’année. Il faut aussi rencontrer son manager régulièrement pour évoquer ce qui se passe en bien comme en moins bien. Il faudra aussi évoquer son futur : les formations à mettre en place, ses nouvelles responsabilités, une possible expatriation, une mobilité, une hausse salariale. Ces sujets plus délicats doivent être abordés. Le tout dans un climat apaisé où il faut demeurer objectif et le plus factuel possible.

 

« L’entretien est fait pour échanger »

« Il faudra donc aussi préparer son supérieur hiérarchique au dialogue, précise Alain Labruffe, auteur du « Guide psychopratique pour l'entretien professionnel », conseil de direction dans des établissements de santé, dirigeant de « Socrate management » et chef de projet européen. C’est la clé de l’évaluation. Car le moindre reproche stérilise ce type d’entretien. L’entretien est fait pour échanger, pas pour cocher des cases. Il faut laisser les salariés s’exprimer ».

Ensuite, si l’entretien s’avère conflictuel, il faut connaître les process et les outils que l’on utilise en interne pour gérer ce type de « divergences de vues ».

Les conseils pour le supérieur hiérarchique

Charlotte Brand est conseil en ressources humaines. Elle intervient, entre autres, comme formatrice chez Demos.

« Pour réussir un entretien d’évaluation, le manager doit avoir à l’esprit la raison pour laquelle une entreprise réalise ces évaluations. Ces supérieurs hiérarchiques considèrent, très souvent, l’exercice comme un jugement du salarié. Or, l’entretien doit permettre au collaborateur de mieux se situer dans sa fonction et au sein de l’entreprise, évaluer ses points forts et ses points d’amélioration pour identifier des éléments de progrès. L’idée est alors de faire de cette rencontre un bilan de l’année passé, aborder les difficultés rencontrées puis déterminer les objectifs de l’année suivante et la mise en place d’un plan de développement pour mieux les atteindre. L’entretien d’évaluation est donc un moment de dialogue professionnel où pendant deux heures on se retrouve, au calme, en face à face. C’est une parenthèse où l’on fait le point sur le passé, le présent et le futur de son subordonné. En amont, le manager doit donc préparer cette discussion. Il faut réunir les ressources nécessaires pour le bilan, la description du poste pour savoir sur quoi on va évaluer l’année, le référentiel des compétences métier élaboré par les ressources humaines. Il doit aussi disposer de la trame de l’entretien de l’année passée où figurent les objectifs précédents, les formations que le salarié a effectué… Ensuite, il faut organiser ces informations : le bilan, les objectifs atteints ou non, une analyse des écarts constatés, les points forts, les points faibles, les applications techniques maitrisées, la vie en équipe, les relations avec les prestataires. Avant l’échange, le manager doit aussi expliquer au managé à quoi sert l’entretien d’évaluation, ses règles, ses objectifs, ses enjeux. C’est donc un outil de progrès, pas de sanction. Le manager proposera une date sans l’imposer au moins 15 jours avant. Ce ne sera pas à 19 h ni à 8 h du matin. Dans un mail, on fixera, de concert, un horaire et une date qui arrange tout le monde. Pendant l’entretien, il faudra observer une attitude bienveillante avec des exemples concrets. Evaluer n’est pas jugé ».

 

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