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E-learning : un succès sous conditions

 | par Sonia Pignet

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Bien que l'e-learning se développe depuis une dizaine d'années, il a du mal à s'imposer. Les entreprises qui se lancent dans l'aventure doivent apprendre à gérer ces nouveaux types de formation.

Résoudre le problème de la distance géographique, promouvoir la formation individualisée, optimiser les temps de formation, s'adapter au code de communication des jeunes actifs très friands d'informatique, l' e-learning (ou formation en ligne) est porteur d'espoir. L'offre sur étagères de formations en langues et en bureautique est déjà vaste et bien rodée. En revanche, la construction d'une e-formation personnalisée coûte encore cher et nécessite de repenser complètement la façon de transmettre les informations. Mais une fois ces obstacles surmontés, les entreprises qui ont fait ce choix semblent satisfaites.
Au sein du laboratoire pharmaceutique AstraZeneca, il y a, en France, un millier de délégués médicaux qui sont répartis sur tout le territoire. Afin d'optimiser le dispositif de formation continue, le service formation propose, depuis quatre ans, des CD-Rom d'autoformation qui viennent compléter les formations "présentielles". Ils exposent les médicaments du groupe, leur bon usage ainsi que leur environnement (les pathologies associées, les recommandations de prise en charge, etc.).
 

Coupler autoformation et formation présentielle
 

LA BONNE DÉMARCHE
Les conseils de Jean-Louis Schaff, consultant formation en ligne du cabinet de conseils Aska pour se lancer dans l'e-learning.
- Définir ses objectifs : veut-on moderniser son offre, l'augmenter, la rendre plus efficace, plus facile d'accès ?
- Rester simple : les meilleurs dispositifs sont les plus robustes. Beaucoup d'activités efficaces ne demandent aucun usage des TIC et peuvent être animées/vécues par des usages simples des technologies.
- Avancer de manière progressive en mettant des usages autour des dispositifs de formation habituels : avant (écriture de ses attentes, lectures, présentation des intervenants) et après (forums, accès aux supports de formation, etc.).
- Faire attention aux solutions spécialisées (plates-formes) qui ont toutes énormément de contraintes : elles enferment l'ingénierie dans le champ de ce qu'elles permettent.
- Se méfier des contraintes liées au contrôle d'assiduité. Énormément d'activités d'apprentissage efficaces ne se contrôlent pas de manière automatique. Toute l'ingénierie pédagogique ne peut se résumer à des animations en Flash évaluées par des QCM...

Quatre CD-Rom sont déjà disponibles. Chacun les utilise selon ses besoins et à son propre rythme. Ils fonctionnent hors connexion Internet et, en cas de besoin, une plate-forme permet de recueillir les données de formation au siège dès lors que l'utilisateur se connecte. Ils sont aussi utilisés comme outils pour préparer l'évaluation annuelle globale, obligatoire pour tous les délégués médicaux.
L'éclatement géographique, c'est également ce qui a décidé Leroy Merlin à choisir l' e- learning pour former ses 15 000 salariés. Avec 105 magasins répartis sur tout le territoire, cette solution s'est imposée en 2001, dès les tout débuts de l' e-learning . Édouard-Laurent Dorges, directeur de la formation, y voit d'autres intérêts : « Autonomie dans l'organisation de l'apprentissage, adaptation de la formation au niveau des connaissances de chacun, raccourcissement du temps de formation en présentiel, etc. » Pour les vendeurs, les formations sont dispensées en magasins, dans une salle dédiée avec ordinateurs via une connexion intranet. Nommé Défi pour Dispositif d'évaluation et de formation individualisées, le dispositif permet d'« augmenter le niveau de connaissance, pour un maximum de collaborateurs, le plus tôt possible, dès l'intégration », explique Nathalie Pepek, chef de projet formation. Défi proposait en 2006 une offre de 73 modules de formation aux métiers, aux produits, et à l'hygiène et la sécurité. Ces formations à distance restent cependant couplées avec des formations en présentiel, les premières permettant d'acquérir les prérequis pour les secondes.
« C'est une erreur de croire que l'on peut tout faire en e-learning », confirme Jacques Bahry, directeur du Forum français pour la formation ouverte et à distance. Les formations mixtes sont donc les plus plébiscitées.
À l'Ifoca, l'Institut de formation du caoutchouc, l' e-learning a répondu à un besoin de "formation à la carte". L'institut s'est allié avec les grands constructeurs de pneus pour mettre au point sept CD-Rom détaillant les étapes de la fabrication d'un pneu, depuis les formules chimiques jusqu'au pneu qui roule. Ils sont désormais disponibles chez Michelin, Goodyear, Continental, Bridgestone/Firestone ou encore Dunlop. La cible, ce sont les jeunes recrues de ces entreprises, engagées au niveau CAP et BTS. Ces CD-Rom leur permettent de comprendre le processus complet et de pouvoir s'y situer. L'objectif est donc de former qui le souhaite, au moment nécessaire. Chaque entreprise possède au minimum quatre exemplaires des CD-Rom, qui sont disponibles en libre-service pour tous les employés.
 

Réunir plusieurs partenaires

Au départ, c'est Continental qui s'est adressé à l'Ifoca pour faire de l'enseignement assisté par ordinateur. Mais le coût élevé posait problème. « On a donc trouvé des partenaires, mis autour d'une table les principaux fabricants de pneus et lancé un appel d'offres », se souvient Patrick Hygounenc, directeur de l'Ifoca. C'est la société Amplitudes qui a décroché la mission. Entre 1997 et 1999, ils ont donc planché à la fabrication de sept CD-Rom. Coût de l'opération : environ 180 000 euros à diviser entre tous les partenaires. En 2000, trois de ces entreprises leur commandent aussi la version anglaise (pour 45 000 euros supplémentaires). La création d'une plate-forme étant trop coûteuse, les CD-Rom fonctionnent seuls.
« Un problème est de croire que l' e-learning est une solution économique ! C'est un facteur de meilleure adaptation d'une formation à un public donné, donc une économie de temps, mais rarement une économie de coûts. Sauf quand la formation touche un public très large », confie Jacques Bahry.
De fait, pour Leroy Merlin, il était hors de question de proposer une formation en e-learning à moins de 900 personnes. Il faut dire qu'à partir de 9 000 euros le module, pour les moins chers, la rentabilisation est nécessaire. « On développe donc des e-formations de grande ampleur, sur des thèmes qui concernent une part importante du personnel ou qui correspondent à la politique de la maison : les services en magasin, l'actionnariat ou encore les énergies renouvelables », explique Nathalie Pepek. Les vendeurs suivent ainsi des formations produits où on leur présente l'offre disponible, leur maniement et les règles de sécurité à adopter. Sur les colles de bricolage, le bois extérieur et son entretien ou encore la récupération d'eau de pluie, chaque vendeur se forme selon le rayon qu'il anime en magasin.
 

Concevoir par rapport à l'outil informatique
 

Chez AstraZeneca, ce n'est pas non plus le coût l'élément attractif. « Il y a quatre ans, le coût de développement d'un CD-Rom était assez élevé, tout était à mettre en place au niveau technique et pédagogique. Aujourd'hui, nous capitalisons sur ce qui a déjà été produit et utilisé, et le développement d'un CD-Rom d'autoformation scientifique est d'environ 30 000 euros », explique Delphine Léveillé, formatrice multimédia au sein du service formation de la visite médicale. « De plus, notre approche n'est pas de remplacer absolument la formation présentielle par de l' e-learning , mais de mixer les deux afin d'être le plus efficace et de répondre au mieux aux besoins des délégués. »
Si le prix est parfois un premier obstacle, la création d'une e-formation en est un autre. L'aspect multimédia oblige à repenser la forme de la formation, en prenant en compte l'outil informatique et son usage par tous. Les autoformations doivent être suffisamment attrayantes et faciles à utiliser pour que l'apprenant soit motivé. Cela reste encore le défi des professionnels de l' e-learning , même si, depuis quelques années, l'offre s'est améliorée. Les formations sont donc réalisées en étroite collaboration entre les commanditaires et les concepteurs. Des allers-retours sont nécessaires pour que ceux qui réalisent le module comprennent bien le sujet (sur des thèmes parfois très techniques) et soient aptes à proposer une pédagogie et un univers (animations, mascottes, vidéos) qui conviennent aux professionnels.
 

Élaborer avec un travail collaboratif
A cette fin, Leroy Merlin a opté pour un outil de travail d'échange collaboratif de chez X-Per Team dénommé Course Liner. Il permet aux différents membres du projet de se concerter à distance et d'optimiser chaque étape du cycle de développement grâce à une circulation très rapide de l'information. Course Liner permet de créer très vite un module puisque chaque partenaire peut visualiser et apporter les corrections au produit au fur et à mesure de son élaboration et sans avoir besoin de réunir tout le monde autour d'une table.
Pour les CD-Rom d'Ifoca, la conception a également obligé tous les acteurs à collaborer mais, cette fois, sans l'aide d'un outil multimédia. « Le point de départ, c'était 15 kg de livres et de polycopiés hypertechniques », précise Jean-Vincent Voyer, directeur d'Amplitudes. Il a d'abord fallu les comprendre, puis créer un univers pédagogique pour rendre tout ceci digeste. Le résultat est une formation ludique, où une boule de caoutchouc animée guide les apprenants tout au long du cycle de fabrication d'un pneu. Ludique mais pas enfantin. Les CD-Rom abordent entre autres la technologie de l'extrusion ou encore les causes, à l'échelle moléculaire, des propriétés mécaniques des polymères.
Si certains fabricants de pneus, commanditaires des CD-Rom de l'Ifoca, ont arrêté de les utiliser, la plupart de ces sociétés continuent de développer de nouveaux modules. « Les entreprises consacrent rarement plus de 30 % du temps de formation à l' e-learning . Mais moins de 10 % des entreprises ont déjà atteint ce seuil », estime Arnaud de Corgnol, directeur de X-Per Team. L' e-learning a donc encore une jolie marge de progression.
 

 

 

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