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Mieux communiquer : "Je veux être au top en réunion"

 | par Muriel Beaudoing

Mieux communiquer : Je veux être au top en réunion
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Objet de toutes les critiques, les réunions sont pourtant des lieux de décisions incontournables. Paradoxalement, leurs participants ont tendance à adopter des comportements régressifs qui les desservent ainsi que leur entreprise. Les uns se comportent comme des hérissons, les autres jouent les paillassons ou les polissons... Voici comment dépasser des comportements souvent hérités de l'enfance et être enfin constructif.

Souvent reportées, ennuyeuses, chronophages et ne débouchant sur rien, si ce n'est sur des règlements de compte ou sur du travail supplémentaire, les réunions sont l'objet de toutes les critiques de la part de ceux... qui y participent ! Pourtant, c'est leur responsabilité qui est engagée. Et elle est considérable ! " L'animateur a un rôle de coordination, de gestion du temps, mais l'efficacité dépend largement de l'investissement des participants ", assure Christian Juenet, consultant chez Right ARJ. C'est donc à vous de jouer... Et, concédons le, ce n'est pas si simple ! Participer aux réunions est un facteur de stress, du fait de relations potentiellement conflictuelles. Du coup, la réunion provoque des comportements infantiles, dits de régression, qui se manifestent dans la majorité des cas par de l'agressivité ou par de l'inhibition. Tel cadre va s'effacer, parler uniquement s'il est sollicité. Tel autre aura un comportement suradapté, comme la colère pour, pense-t-il, imposer son point de vue. " Je perdais mes moyens, se souvient David, ingénieur R & D, heureux d'avoir pu dépasser ces errements. Je ne trouvais plus mes mots, voyant en mon supérieur hiérarchique un censeur potentiel. " Ah, la figure d'autorité parentale qui hante les réunions de cadres ! Les a priori hérités de notre enfance, tels que " je dois obéir ", conservés à l'âge adulte inhibent longtemps. " Seuls 20 % des cadres environ réagissent en adulte, estime Jocelyne Garcia du cabinet Cohérence, les autres sont souvent soumis ou réagissent à l'autorité comme des adolescents. "

Observez-vous
 " En réunion, il est insupportable. On en vient à ne plus l'inviter. Si vous pouviez faire quelque chose... " Voilà un appel au secours que la consultante Sylvie Menez a eu à traiter. Le fauteur de trouble ? Un cadre quadragénaire qui réfléchissait à haute voix et ne finissait pas toujours ses phrases. Mais rien d'incurable ! " Après deux séances de travail, ce cadre a eu "une révélation", se souvient Sylvie Menez : il a pris le temps d'analyser son comportement et a compris qu'il devait moins parler et plus écouter. Quelques mois plus tard, son chef lui faisait remarquer que ça allait mieux. " Morale de ce genre d'histoire ? " Chacun doit apprendre à se connaître et à qualifier ses points forts et ses points faibles en réunion ", explique Franck Azaïs, psychiatre consultant chez Stimulus, cabinet de conseil en changement comportemental. Ce qui requiert une bonne disposition à l'autocritique. Malaise, nervosité, frustrations..., il s'agit de repérer les indices de son stress. Et son type de comportement. Véronique Legoubé, consultante chez Elvéor, distingue trois grandes catégories : les " paillassons ", qui ont du mal à s'affirmer, les " hérissons " qui entrent rapidement en conflit, mais aussi les " polissons ", manipulateurs et mal perçus de leur collègues. Ces trois attitudes inadaptées desservent les intéressés. Seul " l'unisson " se singularise : il considère la réunion comme une zone d'influence, il se sent responsable et s'exprime en adulte.

Paillasson, qu'avez-vous à perdre ?
Trop passif ? En retrait ? Vous avez une fâcheuse tendance à vous aplatir... Vous attendez sagement que l'animateur vous donne la parole (et il vous arrive d'attendre longtemps) ou, trop anxieux, vous redoutez même cette éventualité. Quoi qu'il en soit, vous sortez de réunion, plein de regrets. Réagissez ! L'exemple de Béatrice, cadre dans un établissement bancaire, montre que l'on peut sortir de la spirale infernale. " J'étais timide, j'avais peur de dire des bêtises, se souvient-elle. Je bafouillais et je devenais rouge comme une pivoine. Et quand je n'intervenais pas, c'était une source de frustrations. " Aujourd'hui, Béatrice intervient quand bon lui semble. Comment s'est produit sa métamorphose ? Avec le temps, les formations professionnelles, la maturité, les expériences positives de prise de parole, l'idée que ce qui est excusable à 25 ans ne l'est plus dix ans plus tard... Mais aussi la sophrologie. " Cette pratique m'a appris à être autonome, à savoir respirer dans des situations difficiles. " Amis paillassons, ne tergiversez plus ! Vous avez peur que votre intervention ne soit pas à la hauteur ? Vous redoutez le ridicule ? Olivier Thélier vous propose d'utiliser le " Swot ", un outil qui vient des initiales de strength (force), weakness (faiblesse), opportunity (occasion) et threat (menace). Demandez-vous quels sont vos points forts, vos faiblesses. Quelles sont les menaces si vous ne dites rien ? A priori : ne plus être invité aux réunions, ne les voir déboucher sur rien et être le premier pénalisé... En revanche, quelles sont les opportunités qui s'offrent à vous si vous parlez ? Faire passer votre idée. " Toutes les menaces pour l'individu peuvent être transformées en opportunités ", assure le consultant. Lorsqu'il était chef de service en production, Alain Auria, 51 ans, cadre chez Thales, n'osait pas dire ce qui n'allait pas. Il craignait de blesser ses supérieurs hiérarchiques. Deux années de coaching en groupe lui ont permis de se libérer : " J'ai ressenti l'intérêt de m'exprimer. C'est tellement plus simple et plus constructif. Je ne pars plus le soir avec quelque chose sur la patate. " Une mutation qui lui a permis, en outre, de monter en grade.

Pas de volontarisme excessif !
Exercez-vous petit à petit. Prenez l'initiative de saluer vos collègues en début et en fin de réunion. Intervenez dès les premiers instants, donnez-vous le temps de l'échange, en regardant vos interlocuteurs dans les yeux. Et apprenez quelques trucs pour vous exprimer sereinement. Tout est dans la forme. Elle se doit d'être neutre. Et puis n'oubliez pas de maintenir l'accent sur les derniers mots. " La voix a tendance à mourir à la fin de la phrase ", prévient en effet Véronique Legoubé. Vous êtes interrompu ? Réagissez : " Si vous permettez, je termine ma phrase ". Parlez à la première personne et évitez les formules impersonnelles. Surtout, osez dire non à une demande. Et ne vous justifiez pas à tout bout de champ ! Enfin, si vous êtes en désaccord, exprimez-le au plus vite. N'attendez pas de ruminer...

Hérisson, apprenez à écouter.
Encore enfant rebelle, vous entrez vite en situation de conflit. Vous êtes toujours prêt à vous rouler en boule, épines en avant. C'est une stratégie, bien sûr... Mais ce n'est pas forcément la meilleure, foi de hérisson repenti : " Auparavant, en réunion, j'intervenais pour dire mon désaccord, mais je n'étais pas entendu. Il n'y avait pas de discussion possible ", se souvient Antoine Rose-Pizant. Alors ingénieur dans une équipe d'étude, chez EdF, ce jeune cadre ressentait un profond décalage avec ses collègues. Grâce à la PNL (programmation neurolinguistique), Antoine a appris à écouter et à mieux accepter les différences d'avis, ce qui lui a permis d'être beaucoup mieux accepté par ses nouveaux collaborateurs, lors de son changement de service. Règle d'or : apprenez à écouter avant de parler. Et ne cherchez pas la confrontation. " Le conflit est normal, mais il doit rester un combat d'idées, pas un conflit de personnes. Pas d'attaques personnelles. Elles trahissent un comportement immature ", met en garde Sylvie Menez. " Si l'on sait, par avance, que l'on risque de s'énerver, il faut une préparation psychologique avant la réunion, conseille la consultante. Travailler l'argumentaire permet de replacer les choses en dehors de l'émotion, de rester sur la notion d'objectif et se placer du point de vue de l'autre pour lui expliquer le nôtre. " Autre conseil : visualiser positivement la réunion redoutée et retrouver, le jour venu, l'état interne de bien-être que vous avez ainsi préalablement ressenti. Lors de votre arrivée, souriez, détendez-vous, relaxez vos mains, vos épaules... Un petit effort : trouvez et reconnaissez intérieurement trois qualités à votre interlocuteur. Cela vous permettra de porter un regard différent sur lui. Un truc : reconnaissez ses bonnes idées et propositions avant de monter au créneau. Et soyez moins affirmatif ! Prenez de la hauteur et pratiquez l'humour. Respirez trois secondes avant de dire quelque chose de désagréable. Enfin, lorsque vous avez raison, pensez à laisser une sortie honorable à votre interlocuteur.

Polisson, halte à la manipulation !
Manigance, ruse, dissimulation... Tout est bon pour le polisson qui n'hésite pas à prêcher le faux pour savoir le vrai ou à changer de discours en fonction de son interlocuteur. Partant du principe qu'il est plus avantageux d'agir dans l'ombre, il ne veut pas fonctionner à visage découvert et préfère s'exprimer par personnes interposées, en faisant du lobbying ou en jouant de la manipulation. Eugénie, ancienne cadre chez HP, alors en mal de pouvoir, se souvient : " J'étais une manipulatrice inconsciente. Comme je voulais atteindre mes objectifs à tout prix, je faisais tout pour influencer mon chef avant les réunions. " La jeune femme n'hésitait pas à lui exposer ses arguments pendant une demi-heure. Jusqu'au jour où elle a pris conscience de son attitude ambigüe, grâce à un séminaire en communication affirmative. " Un jeu de rôle qui m'a énormément marquée. On devait demander à quelqu'un un service anodin et j'ai réalisé que j'avais déployé une véritable stratégie de manipulation. " Depuis Eugénie a appris à parler en son nom sans passer par un tiers et apprécie le confort de cette nouvelle attitude. Aujourd'hui, elle est chargée de communication pour un grand groupe. Pas d'autre solution pour les polissons que d'apprendre à jouer carte sur table en s'adressant directement à leurs interlocuteurs. " Dans les entreprises, où il y a des enjeux de pouvoir, de positionnement, les cadres se demandent s'ils peuvent être sincères en réunion ", explique Véronique Legoubé. Or, chacun d'entre nous a intérêt à parler, à exprimer ses idées. " Parce que tôt ou tard, le manipulateur est démasqué. Et le jour où il dit la vérité, personne ne veut plus le croire. " Allez droit au but, présentez vos attentes, posez des questions claires et directes et répondez simplement. Vous verrez : vous serez plus apprécié !
 

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