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Office manager : qui sont-ils ? 

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Office manager : qui sont-ils ?
93,5 % des femmes qui exercent le métier d'office Manager sont des femmes.
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Le rapport « Office manager superstar », publié fin 2018 par Magic Office France, fait le point sur les compétences étendues de ces professionnels qui revendiquent une plus grande reconnaissance de leur travail.

 

Gérer la relation avec les fournisseurs, l’achat de produits et services, les ressources humaines, les factures, la formalisation des processus, intégrer les nouveaux collaborateurs… : les compétences des offices managers sont variées. Pour faire connaître et reconnaître leur étendue, une étude a été menée par Magic Office France, à laquelle 300 managers ont répondu.

Quel profil ?

Il ressort de cette étude que ce sont à 93,5 % des femmes qui exercent ce métier. Les office manager travaillent à 86 % pour une seule entreprise. Les 14% restant sont généralement indépendants et exploitent leurs compétences au sein de plusieurs entreprises.

Dans la majorité des cas, les office manager exercent dans une entreprise de Technologies et services. 60% des répondants travaillent dans une entreprise de moins de 50 salariés, notamment parce que les plus grandes entreprises disposent de services généraux, de responsables des ressources humaines ou de responsables administratif et financier.

Des fonctions transverses

78 % des office manager assurent la gestion des fournisseurs, 77 % le traitement du courrier, 76 % l’achat de produits et de services,  74 % l’intégration des nouveaux collaborateurs,  69 % la gestion financière,  68 % l’accueil des visiteurs, 68 % la gestion des factures, 62 % les ressources humaines,  58 % la décoration du bureau…

Comme le révèle l’étude, la capacité d'adaptation et de résolution des problèmes des office manager amène la hiérarchie à leur confier toujours plus de tâches. Du fait de ce périmètre d'actions très large, le métier capitalise énormément d'informations, un risque pour l’entreprise car si l'office manager la quitte, le danger de perte d'informations est réel. Cette réalité doit être prise en compte dans l'organisation de l'entreprise et dans la rémunération. D’ailleurs, 58 % des office manager se disent insatisfaits de leur salaire. Mais, comme il s’agit d’une fonction support, il peut être complexe pour le principal intéressé de montrer à son employeur le retour sur investissement des actions menées et négocier une augmentation. D’après l’étude, les salaires pratiqués ne sont pas toujours cohérents avec l’importance de la fonction, ce qui peut agir sur la motivation.

Bien-être en demi-teinte

Les office manager font par ailleurs état d’un bien-être modéré au travail. Ils ont plutôt une bonne relation avec leur supérieur : 44% donnent une note de 7 ou moins à cette relation tandis que 57% donnent une note de 8 plus. Quant aux feedbacks, 42% des office manager en reçoivent une fois par an uniquement, le plus souvent à l'occasion d'entretiens annuels.

Pour les moins « heureux » au travail, les causes citées sont le manque de reconnaissance du travail accompli, les problématiques liées au salaire, le manque de perspective d'évolution, et enfin la quantité de travail. En parallèle, près de 40% des office manager attribuent une note de 8 ou plus à leur niveau de bien-être au travail.

Point négatif : 45% des interrogés font savoir que leur supérieur attend d'eux d'être disponibles en dehors des heures de travail. Cela n'est pas sans conséquences sur l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Le manque de process en entreprise est cité comme une cause de sur-sollicitation en dehors des heures de travail

L’avis des collaborateurs

Interrogés, les collaborateurs des office manager sont très reconnaissants de leur fonction. 80% d’entre eux leur attribuent une note de 8 ou plus. Les collaborateurs sont d'accord pour dire que l'importance de la fonction d'office manager est sous-estimée. Si toutefois ils devaient donner des axes d'amélioration, ce serait l'organisation de plus d'évènements, l'accès à plus d'avantages (services de conciergerie, sessions de yoga...) ou encore l'accès à plus de formations

 

 

 

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