Direction des achats, de la logistique, et de la qualité hôtelière
Service : Cellule des Marchés du GH Paris Saclay
- Métier: assistant de la cellule des marchés/ gestionnaire des marchés publics
- Code Métier : 25F300
- Grade : Adjoint administratif
CATÉGORIE C
Position dans la structure
Liaison hiérarchique :
- la Responsable de la cellule des marchés et son adjointe.
- le Secrétaire Général du GH,
- le Directeur des achats, de la logistique, de la qualité hôtelière
Liaisons fonctionnelles :
- L’ensemble des entités acheteuses du groupe hospitalier,
- le siège de l’APHP (DEFIP, CF, DPDA, SFACT, ACHAT, CCP. etc).
- les entreprises extérieures,
PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET DE L’EQUIPE
La cellule des marchés est située au 3è étage du bâtiment Joséphine, sur le site de l’Hôpital Ste Périne. Elle est composée :
Un responsable des marchés publics
Un acheteur/gestionnaire des marchés publics
Un assistant de la cellule des marchés/gestionnaire des marchés publics
Un assistant de la cellule des marchés/gestionnaire des marchés publics localisé sur le site de l’hôpital Bicêtre
Horaires de travail : Jour – 7h36
De 8h45 à 16h36– repos samedi, dimanche et jours fériés.
ACTIVITES
Missions Générales :
Participer à la gestion administrative des marchés locaux, des conventions d’occupation domanial et les concessions, assister le responsable de la cellule des marchés du groupe hospitalier dans la mise en œuvre des procédures d’achat dans le respect de la réglementation en vigueur et conformément à la politique d’achat du groupe hospitalier.
Missions Permanentes :
Gestion de la consultation et de l’interface avec les candidats pour les aspects administratifs, ainsi que l’interface utilisateurs internes (entités acheteuses, instances et contrôle interne) :
Enregistrement de la demande de passation d’un marché local et attribution d’un numéro de consultation.
Création de la consultation dans le répertoire partagé et gestion et suivi des fiches opération
Tenue et mise à jour du tableau de bord d’enregistrement et de suivi des consultations, marchés, déclarations de sous-traitance, avenants, décisions de poursuivre, exemplaires unique et mises au point des marchés.
Transmission des courriers aux entreprises (plateforme de dématérialisation ou lettre recommandée avec accusé de réception).
Transmission / diffusion des informations et des dossiers, aux entités acheteuses, et aux services du siège (instances et contrôle interne : CF, SFACT, DEFIP, CCP).
- Planification des étapes du déroulement de la consultation et du renouvellement des marchés
Gestion des dépôts dématérialisés des plis de chacune des consultations lancées
Suivi du rétroplanning de la consultation.
Planification des CLAO en lien avec le Président de CLAO et les représentants des entités acheteuses. Elaboration et transmission des avis de réunion des CLAO.
Secrétariat de la Commission Locale d’appréciation des offres : rédaction des procès-verbaux (ouverture des plis, jugement, avenant/modification de marché)
Participe à la relecture des RAO pour les CLAO
Demande l’inscription des dossiers, selon les cas, à l’ordre du jour de la Commission Consultative des Marchés (CCP) en lien avec le secrétariat de la DPDA.
Suivi des questions posées par les candidats et transmission des réponses via la plateforme de dématérialisation.
Gestion des questions du rapporteur de la CCP, de la DEFIP et du CF et assure le lien avec les entités acheteuses
Contrôle l’application des règles, procédures, normes et standards dans son domaine d’activité
Contrôle la conformité et la qualité des pièces administratives à toutes les étapes du process d’achat.
- Gestion de l’attribution des marchés
Attribution et enregistrement des numéros de marché
Tenue et mise à jour du tableau de bord d’enregistrement des marchés
Rédaction et transmission des courriers de projet d’attribution, des courriers de notification, des courriers de rejets en lien avec le responsable cellule marchés
Finalisation de l’acte d’engagement de l’attributaire du projet de marché en lien avec le responsable cellule marchés
Traitement et gestion des mises au point des marchés (OUV11) en lien avec le responsable de la cellule des marchés.
Depuis le 1/10/2018, notification sur la plateforme de dématérialisation PLACE des marchés (MAPA, AOO)
- Suivi de l’exécution des marchés en lien avec les services utilisateurs et les fournisseurs et gestion des aménagements nécessaires aux contrats en lien avec l’acheteur du domaine concerné et le responsable de la cellule des marchés pendant l’exécution des marchés
Suivi des tableaux de bord pour gérer les fin de marchés récurrents afin d’anticiper leur renouvellement
Traitement et gestion des modifications de marché, en lien avec le responsable (création du dossier, PV CLAO, notification, transmission DEFIP, CF, entité acheteuse).
Participation au traitement et à la gestion des déclarations de sous-traitance (DC4) en lien avec le responsable de la cellule des marchés (réceptionne, informe l’entité acheteuse, contrôle la qualité et la conformité des pièces, notifie et transmet au titulaire du marché, à l’entité acheteuse et au SFACT.
Traitement et gestion des exemplaires uniques et des mains levées bancaires.
- Traitement des dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Constitution du classeur du marché avec les pièces originales
Numérisation des pièces du dossier et enregistrement dans le répertoire partagé
Saisie des marchés dans l’outil SAP
Constitution des dossiers pour la CCP, la DEFIP et le CF.
Traitement et gestion de la conservation et de la gestion des archives
- Accueil
Accueil des personnes (membres des CLAO, entités acheteuses, fournisseurs, coursiers…)
Accueil téléphonique.
- Gestion du courrier, des télécopies et messages électroniques
Enregistre, traite et diffuse les courriers émis et reçus, ainsi que les mails destinés à la cellule des marchés
Missions complémentaires
- Gestion des stocks de fournitures de bureau en lien avec le magasin hôtelier (saisie de la commande dans SAP, suivi, contrôle).
-En lien avec l’équipe, mises à jour et gestion du planning du service (congés, formation..)
- Participation aux réunions du service.
Risques professionnels liés à l'activité :
- travail sur écran
COMPETENCES
Savoir faire requis
-Etablir une communication avec les opérateurs économiques et les utilisateurs internes.
- Gérer simultanément les procédures multiples.
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à son domaine de compétence.
- Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics hospitaliers.
- Utiliser les outils bureautiques / TIC.
- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
-Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous, de commissions
- identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
-travailler en équipe / en réseau
Connaissances associées :
- Droit des marchés publics
- Classement et archivage
- Gestion administrative
- Accueil téléphonique
- Bureautique
QUALITES REQUISES
- - Rigueur et discrétion.
- Qualités relationnelles et aptitudes au travail en équipe.
- Autonomie, sens de l’initiative et des priorités.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel et SAP).
PRE-REQUIS
(qualifications et/ou formations requises)
formation dans le domaine des marchés publics
EXPERIENCE CONSEILLEE
- Expérience dans le domaine des marchés publics souhaitée
EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction de l’évolution de l’organisation et/ou de la réglementation.
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Madame Gwénola Etoré-Dahan
Responsable de la cellule des marchés
Téléphone : 01 44 96 33 43 - courriel : gwenola.etore@aphp.fr
