Chargé de projet gestion des données GED (Data Manager) H/F

Poste à pourvoir : Chargé de projet gestion des données GED (Data Manager) H/F- Département méthodes et processus – Direction des ressources - Poste de catégorie A..

Présentation du département méthodes et processus : 

Dans le cadre de la nouvelle organisation d'Ile-de-France Mobilités (anciennement STIF), le département méthodes et processus est l'un des départements composant la Direction ressources. 

Ce département accompagne les projets et la capitalisation du savoir à travers la mise en place de méthodes et de process communs à l’établissement public. 

Ses missions consistent plus particulièrement à : 
•    accompagner des projets complexes à enjeux, 
•    analyser les méthodes de travail et les processus existants en lien étroit avec l’ensemble des départements de l’établissement, 
•    proposer des axes d’optimisation et la conception de nouveaux outils, 
•    définir et suivre les procédures (inter et intradirection), 
•    formaliser les méthodes et processus validés par les directions, 
•    assurer le suivi de leur mise en œuvre, 
•    actualiser les processus et les méthodes dans une démarche de concertation, 
•    assurer l’archivage et la gestion documentaire, 
•    éclairer les décisions de la Direction Générale et jouer un rôle de facilitateur pour les directions métiers, 
•    accompagner le(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment. 

Activités : 
Sous la responsabilité du chef de département, le-la titulaire accompagne sera chargé(e) d’assurer l’animation fonctionnelle de la gestion documentaire numérique que ce soit sur la GED SharePoint que sur les autres espaces ou media contenant des documents, en étroite interaction avec les autres chargés de projets du département Méthodes et Processus (archivage et procédures), les équipes techniques du département des Systèmes d’Information et les référents GED des différentes directions de l’établissement.

A ce titre, il-elle : 
•    participe à la définition des systèmes documentaires et à l’accompagnement des référents, des propriétaires et des utilisateurs, dans la maîtrise de la GED SharePoint ; 
•    réalise le maintien et l’administration de l’ensemble des éléments du suivi de la GED (suivi des évolutions, gestion des anomalies, gestion des groupes de droits, etc.), en lien avec le département des systèmes d’information ;
•    élabore, pilote et coordonne la stratégie et le référentiel de nommage, de métadonnées et de référencements des données de la GED ;
•    assure les premières saisies de masses des données/métadonnées/référencements issu des travaux précédents ;
•    préconise et initie les éventuels développements à mettre en place sur l’outil de GED SharePoint ;
•    contribue à la mise en œuvre et l’amélioration continue des procédures, ainsi qu’à la gestion et la mise en œuvre de la communication relative à la GED
•    harmonise les processus de la GED administrative, ainsi que ceux relatifs à l’utilisation d’espaces ou de médias contenant des documents numériques (ex : messagerie) ;
•    anime le réseau de référents et des groupes de travail en lien étroit avec les équipes du département des Systèmes d’Information ;
•    réalise un plan de formation pour les différents utilisateurs, en collaboration avec le département des Systèmes d’Information
•    assure une formation continue ainsi qu’un accompagnement au changement
•    réalise les analyses fonctionnelles des besoins et les cahiers des charges techniques dans le domaine de la pédagogie numérique, en lien avec le département des ressources humaines
•    coordonne la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d’information auprès du chef de département et au directeur ressources

En outre, le-la titulaire pourra être amené(e), en cas d’urgence ou de pic de charge, à contribuer aux autres missions du départements en termes d’élaboration des procédures ou des méthodes ou d’animations de groupe de travail transverses.

Connaissances mobilisées : 
•    Connaissance du cadre réglementaire, des normes et des pratiques de gestion électronique des documents
•    Capacité d’analyse et de synthèse, notamment dans l’élaboration de fiche outils
•    Esprit d'initiative, sens de l’organisation, rigueur, autonomie
•    Maîtrise des outils bureautiques

Compétences requises : 
•    hiérarchiser les priorités, 
•    assurer un reporting, 
•    analyser, 
•    contrôler, 
•    conseiller, 
•    rédiger, 
•    communiquer à l’oral, 
•    faire preuve de sens pédagogique, 
•    animer des réunions ou des groupes de travail, 
•    savoir travailler en transversalité avec les autres départements, 
•    piloter des ressources externes. 

Profil du-de la titulaire du poste :

•    formation supérieure de type archiviste/ documentaliste électronique,
•    capacité à analyser rapidement des organisations ou processus complexes, 
•    expériences en matière de pilotage de projets de gestion de documents électroniques dans le secteur public, 
•    bonnes connaissances des outils de gestion électronique : une maitrise de l’outil SharePoint et de mise en place de développements sous cet outil est un plus,
•    facilités relationnelles pour accomplir une mission très transversale.
Conditions : Poste ouvert au fonctionnaires